CONCILIAÇÃO CONTÁBIL – CONTABILIDADE SEM INCORREÇÕES PARA EVITAR FRAUDES
CONCILIAÇÃO CONTÁBIL –
CONTABILIDADE SEM INCORREÇÕES PARA EVITAR FRAUDES
Não basta que o Contador apenas evite os procedimentos elencados
no item anterior para não se configurar fraude, deverá, também, manter em ordem
a Contabilidade da empresa e para isso deverá conciliar a Contabilidade com os
documentos e os diversos relatórios dos demais setores que dão suporte aos
lançamentos contábeis, bem como elaborar planilhas, relatórios e composição dos
saldos da contas contábeis, isto é, planilhas auxiliares que comprovem a
correção dos saldos existentes na contabilidade.
Exemplo: Planilha de empréstimos bancários com os respectivos
juros e atualizações, os quais estão em conformidade com a Contabilidade.
CONFERÊNCIA DO SALDO CONTÁBIL COM RELATÓRIOS
AUXILIARES DA EMPRESA
Ao fazer a conciliação e a composição das contas patrimoniais e
de resultado, o Contador deverá atentar para o seguinte:
a)
A conta Caixa deverá estar em conformidade com os Boletins de Caixa, caso
os mesmos não sejam elaborados pela empresa, o Contador deverá examinar o Razão
da conta Caixa para evitar lançamentos incorretos.
b)
Os extratos bancários devem ser conferidos com os lançamentos constantes
no Razão Contábil, de forma que o saldo contábil consista no saldo do extrato
bancário e respectivas conciliações.
c)
As contas de aplicações financeiras devem estar de acordo com os
extratos bancários e com a respectiva planilha de apropriação das receitas
financeiras.
d)
A conta de duplicatas a receber deve estar conciliada com o relatório de
contas a receber. O Contador, a cada período ou fechamento de balanço, deverá
solicitar ao financeiro da empresa a posição das duplicatas a receber naquela
data, esse procedimento evita erros contábeis, por exemplo, o lançamento a maior
de Receitas que proporciona o pagamento a maior de tributos (PIS, COFINS, IRPJ,
CSSL, ICMS, Simples e outros).
A não conferência dos saldos consignados na Contabilidade com os
saldos do Relatório de Contas a Receber, torna a Contabilidade sem consistência,
inexata, sem merecer confiança. Na maioria das vezes, o setor de Contas a
Receber não emite a cada final de mês o referido relatório e passando a data
citada o sistema não retroage. É necessário haver comunicação entre os dois
setores para combinarem os assuntos comuns, por mais que o relatório não do
financeiro não “feche” com o Contábil, a Contabilidade fará a conciliação
contábil e as diferenças conciliadas serão anotadas num formulário de Composição
de Saldo.
Normalmente esta conta é representativa e, se não houver um
relatório paralelo à Contabilidade, que confirme os saldos nela constantes, as
contas desse grupo ficam sem confiança.
e)
As contas de Adiantamentos e outros créditos devem ser conciliadas no
sentido de verificar pendências existentes de longa data, as quais não refletem
a posição consignada no balancete, bem como atentar para a documentação suporte
dos lançamentos contábeis, tais como: contratos, recibos, notas fiscais e
outros.
A conciliação é procedida com suporte em relatórios do Setor
Financeiro. Se o Financeiro não souber o motivo e a destinação dos valores, algo
está errado nos saldos (ou no setor financeiro), no que tange a adiantamentos e
as respectivas prestações de contas. Os adiantamentos salariais e empréstimos a
empregados devem ser conciliados com os relatórios do Setor de Pessoal.
Os empréstimos e outras transações devem estar suportados por
contratos e outros documentos hábeis.
f)
A conta de estoque deve estar conferindo obrigatoriamente com o total da
posição do Inventário a cada trimestre (Lucro Real Trimestral) ou fechamento
anual do balanço (Lucro Real Anual, Lucro Presumido e Simples), se e a
empresa apura o Imposto de Renda anual com suspensão ou redução, mês a mês deve
manter um relatório de estoque não sendo necessário o registro no Livro de
Inventário.
O Contador deve atentar para o preço unitário de cada mercadoria
ou produto, podendo avaliar as mercadorias compradas para revenda pelo valor das
últimas aquisições menos o ICMS. No caso de fabricação de produtos, a
matéria-prima pode ser avaliada pelo preço das últimas aquisições menos o ICMS e
IPI, os produtos acabados avaliados por 70% do maior preço de venda (sem deduzir
o ICMS) e os produtos em elaboração avaliados por 56% do maior preço de venda
(sem deduzir o ICMS).
g)
A conta de despesas antecipadas deve estar conciliada com as planilhas de
rateio e com os documentos.
h)
Nas contas do Realizável a Longo Prazo, o Contador deve verificar se os
lançamentos estão suportados por documentos hábeis e se não há lançamentos
incorretos. Exemplo: se o pagamento do contrato de mútuo está suportado por
recibo, contrato etc., bem assim, em planilhas de apropriação de encargos
financeiros.
i)
Se investimentos relevantes, em coligadas ou controladas, estão avaliados
pelo método da equivalência patrimonial; quando houver a obrigação solicitar o
Balanço Patrimonial às empresas investidas para efetuar os lançamentos
contábeis, lembrando que sobre o resultado positivo da equivalência patrimonial
não incide tributação (IRPJ, CSSL, PIS, COFINS) e no caso de resultado negativo
são indedutíveis para fins de IRPJ e CSSL.
j)
As contas do Imobilizado e Diferido devem estar de acordo com os
controles patrimoniais da empresa. Caso tais controles sejam inexistentes o
Contador deverá manter planilha comprovando as despesas de depreciação e
amortização contabilizadas, bem como, através de visualização do Razão Contábil,
verificar se estão corretos os lançamentos de aquisição do imobilizado e se nas
vendas foram baixadas as depreciações e o custo contábil dos bens vendidos.
Sendo a Contabilidade uma ciência que controla o Patrimônio das
empresas, faz-se necessário, no mínimo, uma relação com todos os bens da empresa
(em forma de planilha), com o valor original de aquisição, sua depreciação e
saldo residual, bem como, uma cópia dos respectivos documentos de aquisição.
k)
As contas de Fornecedores devem estar conciliadas com o relatório das
contas a pagar ou o Setor Financeiro deve realizar uma composição de saldos de
cada fornecedor com o objetivo de confrontar com a contabilidade.
O Contador poderá utilizar conta contábil distinta para os
fornecedores mais representativos objetivando o controle contábil dessas contas.
Esta conta obrigatoriamente deve estar de acordo com o relatório de contas e
pagar e respectiva conciliação ou alternativamente a Contabilidade pode elaborar
a composição de saldo de cada conta, na qual constem nome do fornecedor,
duplicata e valor.
l)
Os tributos a pagar em dia devem conferir com o pagamento no mês
seguinte, os tributos a pagar em atraso devem ser relacionados em planilhas à
parte para contabilização dos juros e multas e posterior conferência com os
saldos contábeis. Lembrando, ainda, que os tributos em atraso deverão estar em
conformidade com os declarados na DCTF ou respectivas declarações (DIPJ, DACON,
DIRF, etc.).
m)
Empréstimos e financiamentos devem ser conciliados com o contrato
objetivando a contabilização dos juros e das atualizações pelo período de
competência. O setor Financeiro ou a Contabilidade devem manter uma planilha de
controle dos encargos cobrados, a qual servirá com suporte na contabilização dos
encargos financeiros pelo regime de competência.
n)
Contas a pagar em dia devem estar conferindo com o(s) pagamento(s) no(s)
mês(es) seguinte(s) ou manter planilha com composição de saldos.
o)
As Provisões de férias e 13º salário + encargos devem estar de acordo com
relatório analítico por funcionários, fornecido pelo setor de Pessoal.
p)
As contas do Exigível a Longo Prazo devem ser verificadas com relação aos
documentos suportes de movimentação no ano, a classificação superior a 12 meses
após encerramento do balanço e planilhas subsidiárias.
q)
As contas do Patrimônio Líquido devem refletir o capital social de acordo
com o contrato social e alterações, as realizações das reservas de reavaliação
motivadas por vendas e depreciações de bens reavaliados e se as movimentações
das demais contas, inclusive lucros/prejuízos acumulados estão corretos.
r)
As receitas devem ser conciliadas com o Livro de Apuração do ICMS, IPI ou
do ISS, para evitar lançamentos a maior ou a menor, com conseqüências
tributárias. Até porque em uma fiscalização o fiscal tem o direito de exigir
tais livros.
s)
As despesas devem ser consistentes com relação à documentação suporte e à
atividade da empresa, é importante que o Contador visualize, através do Razão
Contábil, se não há distorções nos lançamentos contábeis das despesas ou
classificação indevida.
Resumindo:
Conta Contábil
|
Conferida com
|
|
|
Caixa
|
Boletim de Caixa
|
Bancos
|
Extrato Bancário e conciliações
|
Aplicações Financeiras
|
Extrato de aplicação financeira e planilhas
|
Duplicatas a Receber
|
Relatório de Contas a Receber
|
Créditos a Receber
|
Contratos e planilhas
|
Impostos a recuperar
|
Livro de apuração Icms e IPI, DACON (PIS e COFINS), DIPJ (CSLL e
IRPP), DCTF, PERDCOMP e respectivas planilhas de acompanhamento da utilização do
Crédito
|
Adiantamentos
|
Relatório do Financeiro ou do RH
|
Estoque
|
Livro de Inventário de Estoque, Relatórios Mensais do Setor de
Estoque
|
Despesas a apropriar
|
Planilhas de apropriação
|
Realizável a Longo Prazo
|
Contratos e planilhas
|
Permanente – investimentos
|
Balanço da empresa coligada ou controlada
|
Permanente – imobilizado
|
Sistema do Ativo Imobilizado, planilhas dos bens e planilhas de
depreciação
|
Permanente – Diferido
|
Planilha ou sistema de controle e amortização
|
Fornecedores
|
Relatório do setor do Contas a Pagar e
conciliações
|
Empréstimos a pagar
|
Contratos e planilhas de apropriação de encargos
|
Tributos a recolher
|
Composição de saldos, recolhimento no mês subseqüente, DCTF,
DACON e DIPJ
|
Salários a pagar
|
Folha de pagamento
|
Provisão de Férias e 13ºSalário
|
Respectivos relatórios fornecidos pelo RH
|
Outras contas a pagar
|
Relatório, planilha, composição de saldo e ou pagamento
subseqüente
|
Exigível a Longo Prazo
|
Contratos e planilhas de apropriação de encargos
|
Patrimônio Líquido
|
Capital Social, e consistências dos lançamentos nas
contas
|
Receitas
|
Livros Fiscais do ICMS, IPI ou ISS de saída de
mercadorias/produtos
|
Despesas
|
Lançamentos baseados em documentos hábeis, Livro de Entrada de
Mercadorias, etc.
|
A Contabilidade deve estar sempre conferida (conciliada) com os
relatórios e posições dos demais setores da empresa.
Por exemplo: a conta clientes deve estar conciliada com o
relatório do Contas a Receber; a conta de fornecedores com o relatório do
Contas a Pagar e assim por diante. Esses relatórios devem ser enviados à
Contabilidade ao final de cada mês para fins de conciliação.
O Contador, por sua vez, deve ter ciência dos saldos existentes
no Balancete ou no Balanço Patrimonial.
Como vimos, a certeza de que os saldos contábeis estão corretos
está na empresa e quanto mais houver o confronto dos relatórios de cada setor
com a Contabilidade, maior será a precisão das informações contidas no Balanço
Contábil da empresa.
Dessa forma, podemos dizer que a Contabilidade espelha realidade
da empresa desobrigando os sócios, os administradores e o próprio contador de
responderem com seus bens pessoais em questionamentos tributários, civis,
comerciais, penais e criminais, provando que os mesmos não agiram de forma
enganosa, lesiva ou com abuso de poderes perante terceiros.
DOCUMENTAÇÃO CONTÁBIL HÁBIL
A Norma Brasileira de
Contabilidade 2.2 – NBC 2.2, instituída pela Resolução CFC nº 597/95, dispõe
sobre a documentação Contábil:
- A documentação contábil compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, que apóiam ou compõem a escrituração contábil.
- Documento Contábil, estrito-senso, é aquele que comprova os atos e fatos que originam lançamento(s) na escrituração contábil da entidade.
- A documentação contábil é hábil quando revestida das características intrínsecas e extrínsecas essenciais, definida na legislação, na técnica contábil ou aceitas pelos “usos e costumes”.
- A documentação contábil pode ser de origem interna, quando gerada pela própria Entidade, ou externa, quando proveniente de terceiros.
- A Entidade é obrigada a manter em boa ordem a documentação contábil.
Assim definido a
documentação contábil hábil, concluímos que as planilhas, relatórios de outros
setores e as composições de saldos são documentos contábeis e devem ser mantidos
com os demais documentos para fazerem prova a favor da empresa, dos sócios e do
Contador, sobre a exatidão das Demonstrações Contábeis.
(...) Matéria editada em 23/02/2012, informações atualizadas no link
abaixo.
Fonte:
Obra - Blindagem
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