CONCILIAÇÃO CONTÁBIL – CONTABILIDADE SEM INCORREÇÕES PARA EVITAR FRAUDES
Não basta que o
Contador apenas evite os procedimentos elencados no item anterior para não se
configurar fraude, deverá, também, manter em ordem a Contabilidade da empresa e
para isso deverá conciliar a Contabilidade com os documentos e os diversos
relatórios dos demais setores que dão suporte aos lançamentos contábeis, bem
como elaborar planilhas, relatórios e composição dos saldos da contas
contábeis, isto é, planilhas auxiliares que comprovem a correção dos saldos
existentes na contabilidade.
Exemplo: Planilha de
empréstimos bancários com os respectivos juros e atualizações, os quais estão
em conformidade com a Contabilidade.
CONFERÊNCIA DO SALDO CONTÁBIL COM RELATÓRIOS AUXILIARES DA EMPRESA
Ao fazer a
conciliação e a composição das contas patrimoniais e de resultado, o Contador
deverá atentar para o seguinte:
a) A conta Caixa deverá
estar em conformidade com os Boletins de Caixa, caso os mesmos não sejam
elaborados pela empresa, o Contador deverá examinar o Razão da conta Caixa para
evitar lançamentos incorretos.
b) Os extratos bancários
devem ser conferidos com os lançamentos constantes no Razão Contábil, de forma
que o saldo contábil consista no saldo do extrato bancário e respectivas
conciliações.
c) As contas de
aplicações financeiras devem estar de acordo com os extratos bancários e com a
respectiva planilha de apropriação das receitas financeiras.
d) A conta de duplicatas
a receber deve estar conciliada com o relatório de contas a receber. O
Contador, a cada período ou fechamento de balanço, deverá solicitar ao
financeiro da empresa a posição das duplicatas a receber naquela data, esse
procedimento evita erros contábeis, por exemplo, o lançamento a maior de
Receitas que proporciona o pagamento a maior de tributos (PIS, COFINS, IRPJ,
CSSL, ICMS, Simples e outros).
A não conferência dos saldos
consignados na Contabilidade com os saldos do Relatório de Contas a Receber,
torna a Contabilidade sem consistência, inexata, sem merecer confiança. Na
maioria das vezes, o setor de Contas a Receber não emite a cada final de mês o
referido relatório e passando a data citada o sistema não retroage. É
necessário haver comunicação entre os dois setores para combinarem os assuntos
comuns, por mais que o relatório não do financeiro não “feche” com o Contábil,
a Contabilidade fará a conciliação contábil e as diferenças conciliadas serão
anotadas num formulário de Composição de Saldo.
Normalmente esta conta é representativa
e, se não houver um relatório paralelo à Contabilidade, que confirme os saldos
nela constantes, as contas desse grupo ficam sem confiança.
e) As contas de
Adiantamentos e outros créditos devem ser conciliadas no sentido de verificar
pendências existentes de longa data, as quais não refletem a posição consignada
no balancete, bem como atentar para a documentação suporte dos lançamentos
contábeis, tais como: contratos, recibos, notas fiscais e outros.
A conciliação é procedida com suporte
em relatórios do Setor Financeiro. Se o Financeiro não souber o motivo e a
destinação dos valores, algo está errado nos saldos (ou no setor financeiro),
no que tange a adiantamentos e as respectivas prestações de contas. Os
adiantamentos salariais e empréstimos a empregados devem ser conciliados com os
relatórios do Setor de Pessoal.
Os empréstimos e outras transações
devem estar suportados por contratos e outros documentos hábeis.
f) A conta de estoque
deve estar conferindo obrigatoriamente com o total da posição do Inventário a
cada trimestre (Lucro Real Trimestral) ou fechamento anual do balanço (Lucro
Real Anual, Lucro Presumido e Simples), se e a empresa apura o Imposto de Renda
anual com suspensão ou redução, mês a mês deve manter um relatório de estoque
não sendo necessário o registro no Livro de Inventário.
O Contador deve atentar para o preço
unitário de cada mercadoria ou produto, podendo avaliar as mercadorias
compradas para revenda pelo valor das últimas aquisições menos o ICMS. No caso
de fabricação de produtos, a matéria-prima pode ser avaliada pelo preço das
últimas aquisições menos o ICMS e IPI, os produtos acabados avaliados por 70%
do maior preço de venda (sem deduzir o ICMS) e os produtos em elaboração avaliados
por 56% do maior preço de venda (sem deduzir o ICMS).
g) A conta de despesas
antecipadas deve estar conciliada com as planilhas de rateio e com os
documentos.
h) Nas contas do
Realizável a Longo Prazo, o Contador deve verificar se os lançamentos estão
suportados por documentos hábeis e se não há lançamentos incorretos. Exemplo:
se o pagamento do contrato de mútuo está suportado por recibo, contrato etc.,
bem assim, em planilhas de apropriação de encargos financeiros.
i) Se investimentos
relevantes, em coligadas ou controladas, estão avaliados pelo método da
equivalência patrimonial; quando houver a obrigação solicitar o Balanço
Patrimonial às empresas investidas para efetuar os lançamentos contábeis,
lembrando que sobre o resultado positivo da equivalência patrimonial não incide
tributação (IRPJ, CSSL, PIS, COFINS) e no caso de resultado negativo são
indedutíveis para fins de IRPJ e CSSL.
j) As contas do
Imobilizado e Diferido devem estar de acordo com os controles patrimoniais da
empresa. Caso tais controles sejam inexistentes o Contador deverá manter
planilha comprovando as despesas de depreciação e amortização contabilizadas,
bem como, através de visualização do Razão Contábil, verificar se estão
corretos os lançamentos de aquisição do imobilizado e se nas vendas foram
baixadas as depreciações e o custo contábil dos bens vendidos.
Sendo a Contabilidade uma ciência que
controla o Patrimônio das empresas, faz-se necessário, no mínimo, uma relação
com todos os bens da empresa (em forma de planilha), com o valor original de
aquisição, sua depreciação e saldo residual, bem como, uma cópia dos
respectivos documentos de aquisição.
k) As contas de
Fornecedores devem estar conciliadas com o relatório das contas a pagar ou o
Setor Financeiro deve realizar uma composição de saldos de cada fornecedor com
o objetivo de confrontar com a contabilidade.
O Contador poderá utilizar conta
contábil distinta para os fornecedores mais representativos objetivando o
controle contábil dessas contas. Esta conta obrigatoriamente deve estar de
acordo com o relatório de contas e pagar e respectiva conciliação ou
alternativamente a Contabilidade pode elaborar a composição de saldo de cada
conta, na qual constem nome do fornecedor, duplicata e valor.
l) Os tributos a pagar
em dia devem conferir com o pagamento no mês seguinte, os tributos a pagar em
atraso devem ser relacionados em planilhas à parte para contabilização dos
juros e multas e posterior conferência com os saldos contábeis. Lembrando,
ainda, que os tributos em atraso deverão estar em conformidade com os
declarados na DCTF ou respectivas declarações (DIPJ, DACON, DIRF, etc.).
m) Empréstimos e
financiamentos devem ser conciliados com o contrato objetivando a
contabilização dos juros e das atualizações pelo período de competência. O
setor Financeiro ou a Contabilidade devem manter uma planilha de controle dos
encargos cobrados, a qual servirá com suporte na contabilização dos encargos
financeiros pelo regime de competência.
n) Contas a pagar em dia
devem estar conferindo com o(s) pagamento(s) no(s) mês(es) seguinte(s) ou
manter planilha com composição de saldos.
o) As Provisões de
férias e 13º salário + encargos devem estar de acordo com relatório analítico
por funcionários, fornecido pelo setor de Pessoal.
p) As contas do Exigível
a Longo Prazo devem ser verificadas com relação aos documentos suportes de
movimentação no ano, a classificação superior a 12 meses após encerramento do
balanço e planilhas subsidiárias.
q) As contas do
Patrimônio Líquido devem refletir o capital social de acordo com o contrato
social e alterações, as realizações das reservas de reavaliação motivadas por
vendas e depreciações de bens reavaliados e se as movimentações das demais
contas, inclusive lucros/prejuízos acumulados estão corretos.
r) As receitas devem ser
conciliadas com o Livro de Apuração do ICMS, IPI ou do ISS, para evitar
lançamentos a maior ou a menor, com conseqüências tributárias. Até porque em
uma fiscalização o fiscal tem o direito de exigir tais livros.
s) As despesas devem ser
consistentes com relação à documentação suporte e à atividade da empresa, é
importante que o Contador visualize, através do Razão Contábil, se não há
distorções nos lançamentos contábeis das despesas ou classificação indevida.
Resumindo:
Conta Contábil
|
Conferida com
|
Caixa
|
Boletim de Caixa
|
Bancos
|
Extrato Bancário e conciliações
|
Aplicações Financeiras
|
Extrato de aplicação financeira e planilhas
|
Duplicatas a Receber
|
Relatório de Contas a Receber
|
Créditos a Receber
|
Contratos e planilhas
|
Impostos a recuperar
|
Livro de apuração Icms e IPI, DACON (PIS e COFINS), DIPJ (CSLL e
IRPP), DCTF, PERDCOMP e respectivas planilhas de acompanhamento da utilização
do Crédito
|
Adiantamentos
|
Relatório do Financeiro ou do RH
|
Estoque
|
Livro de Inventário de Estoque, Relatórios Mensais do Setor de Estoque
|
Despesas a apropriar
|
Planilhas de apropriação
|
Realizável a Longo Prazo
|
Contratos e planilhas
|
Permanente – investimentos
|
Balanço da empresa coligada ou controlada
|
Permanente – imobilizado
|
Sistema do Ativo Imobilizado, planilhas dos bens e planilhas de
depreciação
|
Permanente – Diferido
|
Planilha ou sistema de controle e amortização
|
Fornecedores
|
Relatório do setor do Contas a Pagar e conciliações
|
Empréstimos a pagar
|
Contratos e planilhas de apropriação de encargos
|
Tributos a recolher
|
Composição de saldos, recolhimento no mês subseqüente, DCTF, DACON e
DIPJ
|
Salários a pagar
|
Folha de pagamento
|
Provisão de Férias e 13ºSalário
|
Respectivos relatórios fornecidos pelo RH
|
Outras contas a pagar
|
Relatório, planilha, composição de saldo e ou pagamento subseqüente
|
Exigível a Longo Prazo
|
Contratos e planilhas de apropriação de encargos
|
Patrimônio Líquido
|
Capital Social, e consistências dos lançamentos nas contas
|
Receitas
|
Livros Fiscais do ICMS, IPI ou ISS de saída de mercadorias/produtos
|
Despesas
|
Lançamentos baseados em documentos hábeis, Livro de Entrada de
Mercadorias, etc.
|
A Contabilidade deve
estar sempre conferida (conciliada) com os relatórios e posições dos demais
setores da empresa.
Por exemplo: a conta
clientes deve estar conciliada com o relatório do Contas a Receber; a conta de
fornecedores com o relatório do Contas a Pagar e assim por diante. Esses
relatórios devem ser enviados à Contabilidade ao final de cada mês para fins de
conciliação.
O Contador, por sua
vez, deve ter ciência dos saldos existentes no Balancete ou no Balanço
Patrimonial.
Como vimos, a certeza
de que os saldos contábeis estão corretos está na empresa e quanto mais houver
o confronto dos relatórios de cada setor com a Contabilidade, maior será a
precisão das informações contidas no Balanço Contábil da empresa.
Dessa forma, podemos
dizer que a Contabilidade espelha realidade da empresa desobrigando os sócios,
os administradores e o próprio contador de responderem com seus bens pessoais
em questionamentos tributários, civis, comerciais, penais e criminais, provando
que os mesmos não agiram de forma enganosa, lesiva ou com abuso de poderes
perante terceiros.
DOCUMENTAÇÃO CONTÁBIL HÁBIL
A Norma Brasileira
de Contabilidade 2.2 – NBC 2.2, instituída pela Resolução CFC nº
597/95, dispõe sobre a documentação Contábil:
1. A documentação
contábil compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras
peças, que apóiam ou compõem a escrituração contábil.
2. Documento Contábil,
estrito-senso, é aquele que comprova os atos e fatos que originam lançamento(s)
na escrituração contábil da entidade.
3. A documentação
contábil é hábil quando revestida das características intrínsecas e extrínsecas
essenciais, definida na legislação, na técnica contábil ou aceitas pelos “usos
e costumes”.
4. A documentação
contábil pode ser de origem interna, quando gerada pela própria Entidade, ou externa,
quando proveniente de terceiros.
5. A Entidade é obrigada
a manter em boa ordem a documentação contábil.
Assim definido a
documentação contábil hábil, concluímos que as planilhas, relatórios de outros
setores e as composições de saldos são documentos contábeis e devem ser
mantidos com os demais documentos para fazerem prova a favor da empresa, dos
sócios e do Contador, sobre a exatidão das Demonstrações Contábeis.
(...)
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