Documentos necessários para contratação de funcionário

A contratação de funcionários é um ato que exige a atuação de profissionais com conhecimento da legislação trabalhista, tributária e previdenciária vigente. É preciso estar atento às normas legais e saber todas as obrigações que uma relação de trabalho pode criar.

Em 11 de julho de 2017, o senado aprovou a reforma da lei trabalhista, modificando alguns pontos importantes na legislação relacionada ao trabalho que devem ser considerados no momento da contratação do funcionário ― como o tipo de contrato que, além do tradicional, agora também pode ser do tipo remoto (home office) ou intermitente (freelance).

Por isso, é preciso estar atento aos documentos para contratação, aos exames obrigatórios e se o processo de contratação continua sendo o mesmo para qualquer tipo de contrato previsto na nova configuração da lei.

Confira agora quais são os documentos necessários para a contratação de funcionários, como se desenvolve esse processo e quais as vantagens do novo formato de contratos:

Qual a necessidade do exame médico admissional?

Antes de separar os documentos para contratação, o candidato deve passar, obrigatoriamente, por um exame médico admissional, cuja avaliação clínica abrange a análise ocupacional e um exame físico e mental. No caso de trabalhadores que serão expostos a riscos ocupacionais, serão exigidos exames complementares.

O exame médico vai avaliar as condições gerais de saúde do candidato ao emprego e servirá de base para futuras comparações com exames periódicos, de retorno ao trabalho, de mudança de função e admissional — para que, dessa maneira, seja possível verificar se a atividade desempenhada no trabalho gerou ou agravou alguma doença.

Sendo assim, o atestado médico admissional é um documento essencial para a contratação de funcionários, e seus custos devem ser inteiramente cobertos pelo empregador.

Quais os documentos necessários para a contratação do funcionário?

Além do atestado médico admissional, são necessários outros documentos para que um funcionário seja contratado ― tanto por parte do colaborador quanto da empresa. Confira a seguir quais são:

Colaborador

Foto 3×4;

Atestado médico admissional;

Carteira de trabalho e Previdência Social (CTPS);

Cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);

Carteira de identidade;

Título de eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;

Cartão de inscrição no PIS;

Certificado de reservista, caso o trabalhador tenha menos de 45 anos;

Cópia do comprovante de residência;

Cópia do comprovante de escolaridade;

CNH, se for o caso em que o cargo ou profissão exija a utilização de veículos.

Cópia da certidão de casamento, se for o caso;

Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;

Carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos;

Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos;

Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade, se for o caso;

Empresa

Livro ou ficha de registro de empregado;

Contrato individual de trabalho;

Ficha de salário-família.

Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;

Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte;

Todos esses documentos são necessários por diversos motivos, como conhecer melhor o novo colaborador, ter seus dados para eventuais cálculos de direitos trabalhistas (pensão alimentícia, por exemplo) e para se enquadrar na lei de forma que a empresa não se prejudique em caso de fiscalização.

Reunida toda a documentação mencionada, o empreendedor deverá anotar na CTPS do contratado a data da admissão, a remuneração e as condições especiais (caso existam) e fazer sua devolução em 48 horas. Se o funcionário não tiver cadastro no PIS, cabe à empresa fazê-lo. É necessário ainda incluir a admissão do novo funcionário no Cadastro de Empregados e Desempregados (CAGED).

Lembrando que a contratação em si (o registro) e a devolução da carteira de trabalho devem ser feitas em até 48 horas, segundo o artigo 29 da CLT.

Vale ainda destacar a idade mínima para contratação de funcionários. O trabalho para menores de 16 anos é proibido pela Constituição Federal exceto na condição de aprendiz, a partir dos 14 anos. No entanto, apenas maiores de 18 anos podem realizar trabalhos noturnos, perigosos ou insalubres.

Quais os atuais tipos de contratações?

Como citado anteriormente, após a aprovação da nova Lei Trabalhista houve um aumento de opções para a contratação de funcionários, o que pode gerar dúvidas quanto aos processos de registro, pagamentos, deveres e direitos de ambas as partes.

Primeiramente, há 4 tipos de contrato previstos na Lei que podem ser muito interessantes tanto para a empresa quanto para o funcionário:

Tradicional: modalidade em que o contratado permanece na empresa até 44 horas semanais cumprindo tarefas especificadas por seus superiores, recebe o mesmo salário todos os meses e tem direito a diversos benefícios;

Remoto: forma de trabalho popularmente chamada de home office, pois o empregado não necessita ir à empresa todos os dias para trabalhar e faz suas tarefas em casa;

Intermitente: nesse formato de contrato, o trabalhador recebe por horas ou diárias, devendo ser convocado com antecedência. Ele também não é obrigado a prestar serviços a apenas uma empresa;

Prestador de serviços: o trabalhador tem um registro tipo MEI e é contratado como uma empresa prestadora de serviços, mas sem o vínculo empregatício.

Das modalidades apresentadas, apenas a do prestador de serviços não inclui carteira assinada. As demais necessitam do mesmo processo de contratação, incluindo os documentos.

Com a reforma trabalhista, a forma tradicional de trabalho modificou-se em alguns aspectos, mas sua característica principal continua a mesma. Já o trabalho remoto foi uma inclusão a partir da tendência de mercado, regularizando a situação do trabalhador e da empresa que, por exemplo, não precisa pagar o benefício de vale-transporte nos dias em que o funcionário não precisar ir e voltar da empresa.

A grande questão para algumas empresas fica entre a contratação intermitente (incluída na CLT) e a prestação de serviços. Ambas as formas funcionam para empresas que necessitam de trabalhadores para serviços pontuais. A diferença aqui fica por conta dos custos e declarações jurídicas necessárias ao assinar a carteira de um funcionário ou não.

Além disso, no caso de uma contratação intermitente, ao aceitar o trabalho o colaborador deve ficar às ordens do empregador e precisará seguir horários especificados, por exemplo. Já o prestador de serviços fica isento das obrigações de funcionário, recebendo a totalidade do valor acordado e sem benefícios.

De qualquer forma, é necessário regularizar qualquer uma dessas contratações. Para ajudar nos trâmites burocráticos, é importante contar com serviços jurídicos e de contabilidade. Investir em uma assistência profissional preventiva pode evitar grandes prejuízos futuros e facilitar o planejamento estratégico das finanças.