Como organizar um Plano de Contas
Um plano de
contas é muito parecido com um jogo de equilibrar blocos. Se você retirar um
bloco de uma parte do seu negócio, é preciso adicioná-lo novamente em outro
lugar. Isso ocorre porque os sistemas financeiros são criados com base na
expectativa de que sempre haverá um equilíbrio entre o total de ativos (o que
você possui) e o passivo (o que você deve). Embora raramente isso ocorra de fato,
a diferença entre o que você possui e o que deve é seu patrimônio líquido. A
meta, é claro, é ter mais do que se deve, de modo que seu patrimônio líquido seja
positivo nos livros contábeis e gere renda posteriormente.
Vamos entender o plano de contas.
Há quatro
seções principais: ativos, passivos, receitas e despesas.
O patrimônio líquido também é uma seção, mas não é ativamente gerenciado. É o
que sobra depois que todas as atividades da empresa, positivas e negativas,
foram registradas corretamente.
Receitas e ativos são bons. Os passivos e as
despesas não são excelentes, mas nem sempre são ruins. Muitas pessoas veem as
despesas e os empréstimos como um mal necessário. No entanto, o objetivo deve
ser incorrer apenas em passivos e despesas que resultem em algo positivo. Em
outras palavras, pense nos passivos e nas despesas como um investimento cujo
objetivo é aumentar seus ativos e receitas.
Muitos sistemas financeiros vêm predefinidos com um
plano de contas cujos itens de linha incluem cabeçalhos numerados (por exemplo,
1430.2 e 530.8). Embora talvez seja ótimo para o seu contador, assim como o
sistema decimal de Dewey faz sentido para
bibliotecários, isso é desnecessário, complicado e confuso para uma pequena
empresa. Apenas se certifique de que seus itens de linha tenham títulos que
você e seu contador consigam entender. Use títulos simples, como “Taxas
bancárias e encargos” ou “Maquinas e Equipamentos”.
Ao configurar os itens de linha pela primeira vez,
concentre-se em fazer algo bem simples. Ao longo do tempo, não caia na
armadilha de criar um novo item de linha para cada coisa. É possível criar
subcontas para monitorar itens específicos, como “Despesas financeiras” em
“Taxas bancárias” ou “Postagem” em “Materiais de escritório”. Entretanto, na
maioria dos casos, preservar um plano de contas simples manterá a contabilidade
da empresa clara e sem erros.
Ativos
Suas contas de ativo incluirão
tudo o que você possui de valor, como imóveis, terrenos, equipamentos,
veículos, valores e estoque. Infelizmente, seus ativos talvez não pareçam tão
bons no plano de contas quanto, por exemplo, no site de um agente imobiliário.
Isso ocorre porque o contador monitora o que você realmente pagou pela propriedade
e a depreciação. Se desejar mostrar a alguém quanto seu imóvel, equipamento ou
estoque vale ao colocá-lo à venda, você usará fontes e relatórios externos para
esse fim, pois esses valores sofrem alterações com base no mercado.
Outras contas de ativos incluem contas a receber e
notas a receber. Afinal de contas, tecnicamente, você tem esse dinheiro. Quando
alguém lhe deve dinheiro, esse é seu ativo. Ele só ainda não foi entregue a
você.
Passivo
Passivos incluem empréstimos bancários, hipotecas,
empréstimos pessoais e notas promissórias, pagamentos devidos de imposto de
renda, impostos devidos sobre a folha de pagamento e, é claro, suas contas,
também conhecidas como contas a pagar.
Um ponto importante que o proprietário iniciante da
empresa deve ter em mente é que as entradas de notas a pagar devem representar
somente o valor do empréstimo. Não inclua os juros no valor devido. Ao efetuar
cada pagamento mensal e inserir esse pagamento em seu sistema financeiro,
divida-o em um valor que deve ser subtraído do que você deve e o valor de juros
pagos, que será lançado como despesa. Por exemplo: O empréstimo do bancário tem
o valor de R$ 150, os juros do banco totalizam R$ 3,57, valor total = R$
153,57.
Receita
A receita é bastante autoexplicativa, mas também é
uma categoria que é subutilizada por muitos pequenos empresários. A maioria dos
novos empresários começa com apenas uma ou duas categorias amplas, como
“vendas” e “serviços”. Porém, alguns tipos de receita têm uma geração fácil e
barata, e outras exigem esforço, tempo e despesas. Por isso, faz sentido criar
itens de linha separados para diferentes tipos de receitas.
Em vez de misturar todas as suas receitas em uma
conta, analise quais são seus trabalhos lucrativos e divida-os em tipos de
receitas diferentes. Não exagere, é claro. Porém, ao ser capaz de ver
exatamente quais locais ou atividades respondem pela maior parte do fluxo de
caixa, será possível gerenciar melhor seu negócio. Por exemplo, se sua loja
vende livros, lembranças e alimentos, crie uma linha de receita para cada.
Posteriormente, você será capaz de comparar o custo dos bens e os níveis de
lucro de cada categoria e saber qual tipo é mais lucrativo para você. O mesmo
vale para as empresas de serviço. Se você vende um serviço, mas também dá aulas
e presta consultoria externa, monitore seus diferentes tipos de receita
separadamente.
Despesas
Também é uma boa ideia separar despesas em contas
específicas. Mantenha as categorias o mais simples possível, criando
subcategorias somente quando realmente for necessário. Por exemplo, se vários
produtos são enviados, talvez seja interessante monitorar os custos de remessa
de diferentes transportadoras separadamente. Por outro lado, se você é o autor
de um livro de receitas, talvez deseje monitorar os custos dos alimentos ao
testar receitas em diferentes subcategorias por livro.
Lembre-se de que sua necessidade de relatórios
precisos, rápidos, legíveis cresce junto com sua empresa. O plano de contas é
seu mapa do passado e do presente e o mapa do tesouro para o futuro. Mantenha-o
claro e organizado e certifique-se de que os dados fazem sentido para a pessoa
mais importante envolvida: você.
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